Op 26 oktober 2023 werd beslist om digitale informatieborden te plaatsen in de vijf deelgemeenten van Huldenberg. Ondertussen werden de borden geplaatst en zijn ze reeds een tijdje actief.
De digitale informatieborden zijn er in de eerste plaats om bewoners te informeren over activiteiten georganiseerd door het lokaal bestuur Huldenberg, te waarschuwen in het geval van calamiteiten, wegenwerken, omleidingen, enz. en voor boodschappen van algemeen nut.
Daarnaast biedt het bestuur ook de mogelijkheid aan de Huldenbergse verenigingen om hun activiteiten kenbaar te maken via dit kanaal. Om dat gebruik in goede banen te leiden, is het wenselijk hiervoor een reglement op te maken.
Het reglement legt ook een hiërarchie in de boodschappen vast die op de schermen verschijnen.
Advies managementteam van 30/09/2024.
Principiële goedkeuring college van burgemeester en schepenen op 09/01/2025.
Elk beeld moet minimaal 30 seconden vertoond worden (bepaald door AWV voor de borden langs de N253). Wanneer er bijvoorbeeld 10 beelden worden getoond dan betekent dit een doorlooptijd van 5 min. Daarom werd er gekozen voor een beperking op het aantal keren dat een vereniging gebruik kan maken van de schermen. Zo garanderen we dat activiteiten van iedereen zichtbaar zijn gedurende een periode van 14 dagen en dat ook onze eigen communicatie voldoende zichtbaar is in het geheel.
Geen
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het volgende Gebruikersreglement gemeentelijke digitale infoborden goed:
GEBRUIKERSREGLEMENT GEMEENTELIJKE DIGITALE INFOBORDEN
Artikel 1 - Algemene bepalingen
1.1. Bepaling
Dit reglement regelt het gebruik van de vijf LED-schermen, digitale informatieschermen, van het lokaal bestuur Huldenberg.
1.2 Opzet
De informatieschermen worden gebruikt voor het weergeven een tekstboodschap met of zonder foto.
De digitale informatieborden dienen in de eerste plaats voor gebruik door het lokaal bestuur Huldenberg, inclusief haar instellingen (scholen, OCMW,…) voor de verspreiding van sensibiliserende boodschappen, diverse mededelingen en aankondigingen van activiteiten georganiseerd door het lokaal bestuur zoals:
Boodschappen van algemeen nut (grote wegenwerken, omleidingen, enz…)
Boodschappen in het kader van verkeersveiligheid
Communicatie bij calamiteiten (heeft voorrang op alle andere berichtgeving)
Personeelsadvertenties
…
De digitale informatieborden kunnen, overeenkomstig de hieronder opgesomde modaliteiten en in tweede instantie, ook gebruikt worden voor de aankondiging van activiteiten van derden.
Artikel 2 - Specifieke bepalingen voor gebruik door derden
2.1 Locaties
De schermen bevinden zich op volgende locaties:
R. Borremansstraat 2 – Huldenberg
Dorpsstraat 25 – Neerijse (andere zijde van de straat)
Leuvensebaan 313 – Sint-Agatha-Rode (andere zijde van de straat)
Leuvensebaan 82 – Ottenburg (andere zijde van de straat)
Op de parking van AWV – Loonbeek (mobiel bord - verplaatsbaar)
2.2 Toegang
De volgende organisaties krijgen toegang tot de digitale informatieborden voor het publiceren van activiteiten:
De volgende organisaties hebben GEEN toegang tot het informatiebord:
2.3 Inhoudelijk
De gebruikers opgesomd in artikel 4 kunnen activiteiten aankondigen die aan volgende voorwaarde voldoen:
De activiteit is voor iedereen toegankelijk.
De activiteit heeft een zogenaamd occasioneel karakter. M.a.w. dus niet dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse activiteiten en dient dus de reguliere werking van de vereniging te overstijgen. Vaste of regelmatig weerkerende activiteiten kunnen aangekondigd worden op de gemeentelijke website, in de UiT databank, één keer per jaar via een artikel in het bewonersmagazine.
De activiteit draagt geen politieke, ideologische of religieuze boodschap uit.
De boodschap bevat geen uitingen die strijdig zijn met de wet (beledigend, indruisend tegen de goede zeden,…).
2.4 Beschikbaarheid
De digitale informatieborden zijn dagelijks beschikbaar voor aankondigingen vanaf 6:00 tot 22:00.
De vermelding op de digitale infoborden kan variëren van één dag tot maximum 30 dagen. Om de beschikbaarheid van dit communicatiekanaal voor alle gebruikers te regelen, kan de toegang voor de in artikel 4 opgesomde gebruikers beperkt worden. De beschikbaarheid van de borden is niet gegarandeerd.
2.5 Voorrangsregel
Via de digitale infoborden wil de gemeente in eerste instantie de burger informeren. Wanneer de noodzaak zich opdringt om de belangrijkheid van het bericht te bepalen, wordt rekening gehouden met de hierna vermelde hiërarchie tussen de berichten.
Artikel 3 – Aanvraagprocedure
De aanvraag voor een plaatsing van een aankondiging op de digitale infoborden moet ingediend worden ten vroegste 6 weken en ten laatste 14 kalenderdagen voor de datum van de activiteit. De aanvrager vermeldt op welke locatie de aankondiging moet gepresenteerd worden.
De aanvraag gebeurt per mail: communicatie@huldenberg.be
Activiteiten worden op de digitale borden geplaatst met vermelding van de omschrijving van de activiteit, naam van de organisator, plaats, datum en uur met eventueel aangeleverde foto en/of verenigingslogo. Sponsors worden niet vermeld.
Aanvragers kunnen doorgeven wanneer ze hun bericht bij voorkeur gepubliceerd zien. De communicatiedienst beoordeelt de aanvraag rekening houdend met andere aanvragen tot publicatie in dezelfde periode.
Artikel 4 - Technische vereisten
De schermen hebben een landscape formaat en het beeldmateriaal dient MINIMAAL in volgende resolutie te worden aangeleverd: 432 x 288 pixels.
Bestandstypes: PDF, PNG of JPEG
Het beeldmateriaal kan per mail gestuurd worden naar communicatie@huldenberg.be.
Het college van burgemeester en schepenen of zijn gemachtigde, zijnde de Communicatiedienst, behoudt altijd het recht om boodschappen te weigeren.
Artikel 5 - Verantwoordelijkheid
De communicatiedienst beoordeelt de inkomende aanvragen. Bij twijfel neemt het college van burgemeester de eindbeslissing.
Het lokaal bestuur is niet verantwoordelijk voor het niet verschijnen van een bericht op de digitale infoborden door technische defecten, te veel berichten, andere prioriteiten zoals grote evenementen of calamiteiten.
De digitale boodschappen geplaatst door lokaal bestuur Huldenberg op vraag van de derde, worden met grote zorg samengesteld. Desondanks is het mogelijk dat de informatie die wordt gepubliceerd onvolledig of onjuist is, of fouten bevat. Het lokaal bestuur kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden en is niet aansprakelijk voor enige schade of ander negatief gevolg dat hier uit voortvloeit.
De aangeleverde boodschappen moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen, specifiek maar niet uitsluitend aan de geldende copyright- en privacyregelgeving. Wanneer de organisatie digitale beelden of bestanden aanlevert, dan bevestigt de organisatie impliciet over de nodige portret- en auteursrechten te beschikken én deze volledig over te dragen aan lokaal bestuur Huldenberg voor gebruik op de digitale informatieborden. Lokaal bestuur Huldenberg is in geen geval verantwoordelijk voor de content die wordt aangeleverd door derden.
Het aanvragen van een publicatie op de digitale infoborden houdt het aanvaarden van dit reglement in.