Besluit  Schepencollege

Voorgeschiedenis

Gemeenteraad van 20 juni 2019: Goedkeuring oprichting projectvereniging Vrijetijdsregio Druivenstreek.

Gemeenteraad van 28 mei 2020: Goedkeuring Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek voor openbare bibliotheken.

Beslissing raad van bestuur van het IGS van 18 november 2020 waarbij het voorstel van de bibliotheken uit de Druivenstreek om over te stappen naar samenwerkingsniveau 3a werd goedgekeurd.

College van Burgemeester en Schepenen van 17 december 2020: Samenwerkingsverband bibliotheken Druivenstreek in Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) Gebruikersreglement en bijhorende retributies

Gemeenteraad van 28 januari 2021: Samenwerkingsverband bibliotheken Druivenstreek in Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) Gebruikersreglement en bijhorende retributies.

Gemeenteraad van 23 december 2021: Gebruikersreglement Openbare bibliotheek Huldenberg

Feiten en context

De bibliotheek van Huldenberg opende met uitgebreide openingstijden op 15 januari 2022 op een nieuwe locatie in het centrum van Huldenberg.

In februari 2021 schakelende de bibliotheken van Huldenberg en Bertem over naar het Eengemaakt Bibliotheeksysteem.

In maart 2022 schakelden de bibliotheken van Overijse, Hoeilaart en Tervuren over naar het Eengemaakt Bibliotheeksysteem.

De werking van het interbibliothecair leenverkeer (IBL) werd in mei 2022 aangepast vanuit de organisatie Cultuurconnect. Vanaf dan kunnen gebruikers van thuis uit een IBL-aanvraag doen. Voordien moest dit steeds via de balie van de bibliotheek gebeuren.

Juridische gronden

Art 56 van het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen dat de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen bepaalt.

Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, artikel 41 dat de bevoegdheden van de gemeenteraad bepaalt.

Advies/Openbaar onderzoek

Argumentatie

Cijfers werkjaar 2022

Ontwikkeling aantal actieve leden: (een lener met een actief abonnement die minstens 1 uitlening had in dat jaar).

Jaar	Unieke gebruikers
2018	717
2019	730
2020	634
2021	658
2022	1310

Aantal bezoekers en uitleningen.

Jaar	Gebruikers/bezoekers	Uitleningen
Juni – december 2016	2995	9360
2017	6058	21048
2018	6190	21760
2019	7008	25129
2020	5493	19902
2021	6954	24683
2022	11147	39564

Een uitgebreider verslag is terug te vinden in bijlage.

Evaluatie openingstijden 2022

Maandag (totaal)	17 tot 18	18 tot 19
71	35	36

Maandag is de avondopening van de bibliotheek (17 tot 19 uur). Dit is de dag met het minste aantal openingsuren wat het lagere totaal verklaart. Maar de prestatie per openingsuur is gemiddeld. We zien ook dat beide uren evengoed presteren, wat betekent dat er een publiek is voor het iets latere openingsuur.

Dinsdag (totaal)	10 tot 11	11 tot 12	15 tot 16	16 tot 17	17 tot 18
129	17	21	27	35	29

Dinsdag en donderdag zijn identieke dagen op vlak van openingsuren. Donderdag presteert iets minder dan de dinsdag. Dat heeft allicht te maken het feit dat donderdag later in de week valt en men dus al drie eerdere momenten heeft kunnen benutten om de bibliotheek te bezoeken. De voormiddag bereikt een beperkt, maar vast publiek. We plannen ook klasbezoeken van school Den Elzas in op dinsdag en donderdag voormiddag dus deze openingstijden hebben ook daarvoor hun nut.

Woensdag (totaal)	12 tot 13	13 tot 14	14 tot 15	15 tot 16
135	13	18	41	63

Er werd op woensdag voor gekozen om ook aan te sluiten op het einde van de schooltijd. Echter zien we aan de cijfers en aan de drukte in de bibliotheek dat dit geen succes is. Tussen 12 en 14 uur hebben we een beperkt aantal bezoekers en missen we het bijkomend nut van bijvoorbeeld de klasbezoeken in te kunnen plannen. Tussen 15 en 16 uur zien we dan weer dat de uitleningen pieken en er dus nog potentieel is om later open te blijven dan 16 uur.

Donderdag (totaal)	10 tot 11	11 tot 12	15 tot 16	16 tot 17	17 tot 18
120	13	16	25	30	34

Zie uitleg bij dinsdag.

Zaterdag (totaal)	10 tot 11	11 tot 12	12 tot 13
190	61	74	54

Zaterdag blijft de meeste performante openingsdag met een mooie piek in het midden van de openingstijden.

Voorstel aanpassing openingstijden:

Op basis van de beschikbare gegevens en in overleg met de medewerkers van de bibliotheek is het voorstel om de openingsuren op woensdag aan te passen naar 14:00 uur tot 18:00 uur. Uit detailgegevens blijkt dat de uitleenpiek zich momenteel situeert tussen 15:30 uur en 16:00. Er is dus nog groei mogelijk na 16:00 uur. De voorkeur gaat dan uit naar uniformiteit en dus de sluitingstijd op dinsdag, woensdag en donderdag gelijk te trekken naar 18:00 uur. Deze aanpassing zou ingaan vanaf 1 maart 2023.

 

Eengemaakt Gebruikersreglement

Nu alle bibliotheken uit de regio Druivenstreek zijn overgestapt naar het Eengemaakt Bibliotheeksysteem kiezen we ervoor om een uniform gebruikersreglement te hanteren. De opmaak en inhoud werd door de IGS werkgroep bibliotheken in onderling overleg vastgelegd.

Door een uniform reglement te hanteren verhoogt de toegankelijkheid van de verschillende bibliotheken voor hun gebruikers. Wie lid is van een bibliotheek uit de Druivenstreek kan erop vertrouwen dat het reglement in iedere andere bibliotheek hetzelfde zal zijn.

Het reglement gaat van kracht op 1 maart 2023.

Ten opzichte van de vorige versie van december 2021 zijn er enkele aanpassingen:

1. Leners jonger dan 12 jaar zullen enkel werken uit de jeugdafdeling kunnen uitlenen. Vanaf 12 jaar zal de volledige collectie beschikbaar zijn. Via deze aanpassing willen we het volwassen lidmaatschap opwaarderen en ervoor zorgen dat de juiste materialen bij de juiste leners terecht komen.

2. De kostprijs voor IBL (het aanvragen en laten leveren van een werk uit een andere bibliotheek) wordt aangepast van 1 euro naar 5 euro. In de vorige versie van het reglement was er een onderscheid tussen een aanvraag binnen de regio Druivenstreek (1 euro) en daarbuiten (5 euro). Omwille van de aanpassing van het IBL-platform door Cultuurconnect kunnen we dit onderscheid niet meer hanteren. We kiezen er dan ook voor om het bedrag van 5 euro in te stellen als kostprijs voor een IBL-aanvraag omdat dit de reële kost meer benaderd (tussen de 8 en 15 euro).

3. De administratieve kost voor het opstarten van notaprocedures (openstaande bedragen, niet ingeleverde boeken) verhogen van 1 euro naar 2 euro. Dit zijn perfect te vermijden kosten (eerste herinneringen voor zowel uitleningen als openstaande bedragen zijn kosteloos), waar we ook de reële kost van het administratieve werk en eventuele portkosten mee willen opvangen.

4. De retributies worden nu in een apart retributiereglement opgenomen. Tarieven verbonden aan het bibliotheeksysteem (boetegeld, lidgeld etc.) zijn uniform binnen de regio.

5. Een bijlage aan het reglement wordt voorzien om lokale bepalingen in op te nemen (bijvoorbeeld specifieke huisregels).

6. Om de uniformiteit van het gedeelde reglement te bewaren, worden openingstijden en sluitingsdagen niet meer opgenomen in het reglement. Er wordt verwezen naar de website van de lokale bibliotheek waar deze informatie terug te vinden is.